Besluitvorming is vaak de grootste uitdaging binnen portfoliomanagement. Het proces van beslissingen nemen is al complex, maar binnen portfoliomanagement – en vooral in publieke of politieke organisaties – wordt het nog ingewikkelder.
📊 Veel portfoliomethodieken beschrijven taken, rollen, technieken en producten, maar duiken zelden diep in de kunst van besluitvorming.
👀 Het tegenwoordig totaal onterecht verguisde PRINCE2TM, “oude wereld, waterval doen we niet meer”, beschreef vanaf 1996 wel het besluitvormingsproces en de besluitvormen die de opdrachtgever en niet zoals vaak verkeerd begrepen de stuurroep dient te nemen en doorlopen.
Saillant detail in de versie van PRINCE2TM 1996 staat nota bene al in Managing Product Delivery het Agile principe als optie beschreven, hoezo oude wereld en waterval..
Het echte probleem: de kunst van besluitvorming zelf
🔑 In organisaties die portfoliomanagement omarmen en professionaliseren, ligt de nadruk vaak op methoden, prioriteiten en rapportages. Besluitvorming krijgt, onterecht, nauwelijks aandacht.
🚨 De gangbare opvatting? “Besluiten moeten beter zijn onderbouwd.” Dit leidt echter vaak tot een hogere druk op portfoliomanagers, terwijl het onderliggende probleem vaak iets anders is: veel leiders hebben nooit geleerd hóé ze besluiten over een portfolio moeten nemen. Het probleem ligt niet in de methodiek, maar in de vaardigheden.
📋 In ons recente artikel legde wij uit dat portfoliomanagement geen ‘überstuurgroep’ of verzameling lijstjes is. Het gaat om toekomstgerichte strategie en keuzes maken die verder reiken dan de korte termijn. Maar welke besluiten zijn echt belangrijk in het portfolioproces?
📌 Twee belangrijke besluitstromen in het portfolioproces
Besluiten over veranderinitiatieven: Beslissingen over het opnemen, plannen, uitvoeren en afsluiten van initiatieven, evenals afwijkingsbesluiten bij impactvolle veranderingen.
Besluiten over de portfoliostrategie: Dit gaat over de lange termijn – strategieën, capaciteits- en budgetoverwegingen, en scenario’s voor de komende jaren.
⏳ De meeste organisaties focussen vooral op veranderinitiatieven. Echter, het is juist de strategische blik, de keuzes over de langere termijn, die écht het verschil in portfoliomanagement maken. Daarbij is het cruciaal om je niet te laten meeslepen door korte-termijnproblemen en ‘het hier en nu’ – bijsturen in het moment kost altijd meer tijd en middelen dan strategisch vooruitkijken.
🌍 Hoe kan besluitvorming succesvol zijn binnen portfoliomanagement?
Focus op de toekomst: Niet het hier en nu, maar de horizon die vijf kwartalen verder ligt, moet de leidraad zijn.
Speel geen ‘überstuurgroep’: Laat het micromanagement aan de project- en programmanagers. De Portfolioboard moet zich richten op strategie en sturing.
📉 De besluitvormers moeten hun aandacht richten op strategische scenario's en niet op de details van programma- of projectplannen. Dat is namelijk het failliet van een effectief portfolioproces. Als portfoliomanager is je rol niet die van kwaliteitsadviseur; je bent er om de koers te bepalen en richting te geven. 📈
Waarom gaat het zo vaak mis?
Portfolio Boards die zich druk maken over programma- en projectplannen en afwijkingsrapportages. Stop ermee! Zonde van de tijd en het is het failliet van een effectief portfolioproces. Dit is de verantwoordelijkheid van opdrachtgevers/ stuurgroepen, enz. niet de Portfolio Board. Een portfoliomanager is ook geen kwaliteitsadviseur om plannen beter te maken dat is zonde van de duurbetaalde functie.
📑 Organisatie van besluitvorming: een overzicht
🛠️ In mijn ervaring is een gestructureerde aanpak onmisbaar. Besluitvorming binnen portfoliomanagement kan worden ingedeeld in beslissingen over veranderinitiatieven, zoals:
📥 Inneem besluit: Moet dit initiatief worden opgenomen in het portfolio?
📅 Plan besluit: Moet het initiatief worden uitgewerkt en zo ja, wanneer?
✅ Uitvoerings besluit: Kan dit initiatief starten? Prioritering speelt hier een grote rol.
🔄 Afwijkings besluit: Wat te doen bij een impactvolle afwijking?
📤 Décharge besluit: Is het initiatief conform de afspraken opgeleverd?
Bij de portfoliostrategie gaat het om besluiten die verder reiken dan het komende jaar:
📌 Strategie besluit: Welke koers gaan we volgen, altijd minimaal 2-5 jaar vooruit.
💰 Capaciteit en budget besluit: Liggen er issues voor de komende jaren die actie vereisen?
📉 Scenario besluit: Welke scenario’s zetten we in om onze strategie te behalen?
🔄 Bijsturen op scenario besluit: Welke acties zijn nodig om onze koers aan te passen?
🔍 Conclusie
🌅 Effectieve besluitvorming binnen portfoliomanagement begint met de focus op de toekomst en stopt bij het vermijden van micromanagement. Maak heldere afspraken over wie welke besluiten neemt, en zorg dat de strategie en veranderinitiatieven altijd op de agenda staan van de Portfolio Board.
🔗 Wil je meer weten over hoe je besluitvorming binnen je portfolio kunt optimaliseren? Stuur me een berichtje – ik deel graag mijn tips en tools om je te helpen navigeren in de wereld van strategische keuzes! 📬
Comments