In deze blog wordt een antwoord gegeven op de vraag: "Kan je een tekort aan capaciteit oplossen met portfoliomanagement?"
De huidige problematiek in het bedrijfsleven
De publieke sector in Nederland wordt voortdurend voor nieuwe uitdagingen gezet. Dit kan te maken hebben met het blijven volgen van wet- en regelgeving, het verdelen van budgetten, het prioriteren van de juiste projecten en programma's binnen het portfolio en ook met verlagen van risicoprofielen. Echter, één probleem is zich steeds prominenter aan het manifesteren binnen organisaties: een tekort aan capaciteit. Dit wil zeggen te weinig mensen, of niet de juiste mensen om veranderingen in de organisatie door te voeren. Dit tekort aan capaciteit manifesteert zich op verschillende niveaus binnen overheidsorganisaties. Van personeelstekorten tot een gebrek aan expertise op cruciale gebieden, het belemmert de mogelijkheden van organisaties om effectief te opereren en te reageren op de snel veranderende omgeving. Dit tekort aan capaciteit belemmert niet alleen de operationele efficiëntie, maar kan ook de realisatie van belangrijke initiatieven vertragen.
Het probleem met aanbesteden
Het eerste wat managers zeggen wanneer ze te maken krijgen met een tekort aan capaciteit is; "Kunnen we dan niet gewoon meer mensen aannemen of een aanbesteding doen?". Indien er budget is kan dit soms een oplossing zijn, maar vaak in de praktijk wordt er dan geen rekening gehouden met de complexiteit die een aanbesteding met zich meebrengt. De extra tijd en energie die het kost om deze mensen in te werken, de beperkte keuzevrijheid, eventuele juridische risico's en de latere outflow van kennis en expertise. Verder loop je in de praktijk vaak tegen twee zaken aan die op korte termijn niet opgelost kunnen worden met meer mensen; het Schildercomplex en het Zandlopermodel.
Het Schilderscomplex
Het Schildercomplex is eigenlijk een idee dat laat zien dat als je te veel mensen hebt om een taak te doen, het niet per se sneller gaat. Stel je voor, dat er een muur geverfd moet worden. Als je maar één of twee schilders hebt, gaat dat vrij snel. Maar als je opeens drie of meer schilders hebt, wordt het rommelig en chaotisch. Ze lopen elkaar in de weg en het duurt langer om het werk gedaan te krijgen. De boodschap die hier in ligt is dat meer geld uitgeven om meer mensen in te huren niet altijd het probleem oplost. Het gaat erom dat je beschikbare capaciteit slim en efficiënt inzet en kan bepalen wat de juiste hoeveelheid mensen is om het werk zo snel en goed mogelijk te doen.
Het Zandlopermodel
Is er een Oplossing Voor het Capaciteitsprobleem?
Als meer capaciteit niet de oplossing is en aanbesteden niet altijd werkt, wat dan wel?
Wat vanuit onze ervaring als portfoliomanager bij verschillende (semi-)overheidsinstanties wel werkt zijn de volgende 2 stappen:
Beginnen met het inzichtelijk maken van de huidige kritische capaciteit.
Door dit inzichtelijk te maken weet je in ieder geval waar de organisatie het eerst op vastloopt. Wanneer dit inzichtelijk is kan je verder gaan met stap 2.
Het optimaliseren van de capaciteit die je wél al hebt.
Door de huidige kritische capaciteit te optimaliseren en dit anders te organiseren wordt er efficiënter gebruik gemaakt van deze schaarse kritische capaciteit.
De Capaciteit Inzichtelijk Maken
Het inzichtelijk krijgen van de capaciteit kan op heel veel manieren vorm krijgen en is voor veel portfoliomanagers een tergend, moeilijk en langzaam proces. Wat wij in ieder geval sterk afraden is om heel gedetailleerd te gaan tijdschrijven. Het is tijdrovend, zorgt voor veel frustratie en is lastig vol te houden. Wat we wel kunnen adviseren is om een teamleider een schatting te laten maken over het aantal uren dat team X ergens per week of maand aan besteedt. Een schatting is genoeg, omdat je het nooit exact goed gaat krijgen en de schattingen gedurende de tijd accurater gaan worden.
Je krijgt daarna als eerst onvermijdelijk te maken met zowel teamleiders aan de aanbodkant en project- en programmamanagers aan de vraagkant die geen inschatting willen maken, verkeerde data aanleveren, een rookgordijn opgooien of simpelweg niet reageren op aanvragen. Hoe ga je hier mee om? Stakeholdermanagement!!! Wij hebben hier 5 tips op een rijtje gezet.
5 Tips om Projectmanagers Mee te Krijgen
Duidelijke communicatie en verwachtingen: Communiceer duidelijk met alle stakeholders over het belang van het inzichtelijk krijgen van de capaciteit en welke gevolgen het heeft voor de organisatie. Stel heldere verwachtingen over wat er van hen wordt verwacht en waarom het noodzakelijk is om nauwkeurige gegevens te verstrekken.
Training en bewustwording: Zorg voor training en bewustwording bij projectmanagers over het belang van capaciteitsplanning en hoe ze hieraan kunnen bijdragen. Train ze op een uniforme manier waarbij iedereen bewust is van de data die ze moeten aanleveren. Benadruk hierbij het positieve effect dat een goed inzicht in capaciteit kan hebben op de efficiëntie en prestaties van de organisatie.
Gebruik van technologie: Maak gebruik van technologische oplossingen zoals capaciteitsplanningssoftware om het proces te stroomlijnen en de nauwkeurigheid van de gegevens te verbeteren. Deze tools kunnen helpen bij het automatiseren van taken, het verminderen van fouten en het genereren van real-time rapporten.
Stimuleren van samenwerking: Moedig samenwerking en transparantie aan tussen verschillende afdelingen en teams binnen de organisatie. Door een cultuur van samenwerking te bevorderen, kunnen medewerkers gemakkelijker informatie delen en elkaar ondersteunen bij het verzamelen en verstrekken van de benodigde gegevens.
Feedback en beloningssysteem: Implementeer een feedback- en beloningssysteem om medewerkers te motiveren om nauwkeurige en tijdige gegevens te verstrekken. Erken en beloon degenen die consistent bijdragen aan het verbeteren van het inzicht in de capaciteit, terwijl je tegelijkertijd ruimte biedt voor feedback en verbetering voor degenen die moeite hebben met het proces.
Een eventuele zesde stap is escaleren. Dit heeft niet de voorkeur gezien portfoliomanagement het liefst vanuit de eigen autoriteit dit hoort op te kunnen lossen. zie het als een 'last resort'.
Het eerste overzicht
Naast deze vijf tips adviseren wij ook om simpel te beginnen met het inzichtelijk maken van capaciteit door middel van T-shirt sizes (S, M, L, XL) of kleurcodes. Vraag aan de projectmanagers van de grootste projecten wat ze aan capaciteit nodig denken te hebben de komende 5 kwartalen. Op deze manier hoeven ze weinig moeite te steken in het berekenen van de capaciteit en kan je toch starten met een eerste overzicht.
Capaciteitsmanagement Verder Professionaliseren met de Boeggolf
De portfoliomanagers bij Ambition Group hebben zich verdiept in dit capaciteitsdilemma en zijn gekomen met een innovatieve benadering: de Boeggolfmethode. Deze aanpak omvat het creëren van een "boeggolf" van capaciteit om de uitdagingen van te weinig capaciteit het hoofd te bieden. Dat ziet er zo uit:
Op de X-as zijn de maanden van het jaar te zien en op de y-as de totale capaciteit in aantal uren. De zwarte lijn is de vraagkant en de blauwe lijn is de aanbodkant.
Het Concept van de Boeggolf
Net zoals een schip een boeggolf creëert terwijl het door het water snijdt, zo creëren we een boeggolf van capaciteit door zowel de vraag als het aanbod in kaart te brengen.
Analyse van de Vraag: We beginnen met een analyse van de capaciteitsbehoeften van de organisatie. Dit omvat het identificeren van kritische capaciteit waar tekorten zich voordoen en het voorspellen van toekomstige behoeften op basis van lopende (en komende) projecten en initiatieven.
Inzicht in het Aanbod: Vervolgens onderzoeken we het beschikbare personeel, expertise en middelen binnen de organisatie. Door een duidelijk beeld te krijgen van wat er beschikbaar is, kunnen we als portfoliomanager 'bottlenecks' identificeren en mogelijke scenario's voorleggen aan de besluitvormers.
Het Creëren van de Boeggolf
Met een diepgaand inzicht in zowel de vraag als het aanbod, kunnen we vervolgens een strategie ontwikkelen om de capaciteitsproblemen in kaart te brengen en scenario's te creëren waarin de capaciteit zo optimaal mogelijk wordt ingezet. Op deze manier geef je besluitnemers niet alleen het probleem maar ook de mogelijke oplossingen!
Bij Ambition Group streven we er altijd naar om waarde toe te voegen aan onze klanten door innovatieve oplossingen te bieden voor complexe uitdagingen. Onze aanpak van capaciteitsmanagement is daarbij geen uitzondering. Door de boeggolfmethode toe te passen, helpen we overheidsorganisaties om hun capaciteit te vergroten, hun operationele veerkracht te versterken en hun doelen te realiseren.
"Kan je een tekort aan capaciteit oplossen met portfoliomanagement?"
Vanuit portfoliomanagement kan je de lead nemen in het inzichtelijk maken van de vraag- en aanbodzijde van de capaciteit, waardoor je de aanbodzijde kan optimaliseren. Voor capaciteit die niet 'bij te kopen' is, kan portfoliomanagement in bepaalde situaties een capaciteitsprobleem oplossen.
Benieuwd naar hoe capaciteitsmanagement uw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe wij u kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van uw capaciteitsstrategie.
Meer informatie over onze diensten en benaderingen vindt u op onze website.
Lees ook onze blog over resource management voor meer inzichten.
Kommentare